RIAUIN.COM – Sebanyak 4.332 berkas arsip yang sudah melewati masa retensi, baik di bawah maupun di atas 10 tahun, dimusnahkan oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Dispersip) Provinsi Riau. Arsip-arsip tersebut berasal dari berbagai Organisasi Perangkat Daerah (OPD) di lingkungan Pemerintah Provinsi (Pemprov) Riau.

Berkas yang dimusnahkan termasuk arsip dari sejumlah instansi seperti Dinas Perhubungan Provinsi Riau, Dinas Pangan, Tanaman Pangan dan Hortikultura, Dinas Perindustrian dan Perdagangan, Dinas Pendidikan, serta Dinas Pekerjaan Umum dan Penataan Ruang, antara lain.

Selain itu, turut dimusnahkan arsip dari Dinas Pemberdayaan Masyarakat dan Desa, Dinas Kelautan dan Perikanan, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan, Sekretariat DPRD Riau, serta Rumah Sakit Umum Daerah Arifin Achmad.

Asisten III Sekretariat Daerah Provinsi Riau, Elly Wardhani, yang hadir dalam kegiatan tersebut menjelaskan, pemusnahan arsip ini merupakan bagian dari Gerakan Riau Sadar Tertib Arsip yang dicanangkan oleh Pemprov Riau beberapa tahun lalu. “Kegiatan ini bertujuan untuk menjaga ketertiban arsip dan mengurangi penumpukan arsip yang sudah tidak bernilai guna,” ungkap Elly di Ruang Bedah Buku Perpustakaan Soeman HS, Rabu (6/11/2024).

Dalam pemusnahan ini, Elly didampingi oleh Kepala Dispersip Provinsi Riau, Mimi Yuliani. Menurut Elly, arsip-arsip yang dimusnahkan telah melalui proses verifikasi oleh Dispersip berdasarkan keputusan Gubernur Riau nomor 825/IX/2018 mengenai jadwal retensi arsip.

Elly juga menekankan pentingnya pengurangan arsip untuk mencegah penimbunan arsip yang dapat membebani anggaran daerah, baik dari sisi sarana maupun prasarana kearsipan. “Ini merupakan langkah strategis untuk menghemat anggaran dan memastikan hanya arsip yang relevan yang disimpan,” tambahnya.

Selain pemusnahan, kegiatan ini juga meliputi penyerahan arsip statis dari berbagai OPD di Pemprov Riau kepada Lembaga Kearsipan Daerah (LKD) Dispersip. Kepala Dispersip Provinsi Riau, Mimi Yuliani, mengungkapkan bahwa hingga saat ini pihaknya telah menerima 905 berkas arsip statis dari 19 OPD.

Mimi berharap, meskipun masih ada waktu dua bulan lagi di tahun 2024, beberapa OPD yang belum menyerahkan arsip statisnya dapat segera melakukannya. “Kami berharap seluruh OPD dapat segera menyelesaikan penyerahan arsip statis mereka,” ujar Mimi. (*)